Bien que l'écriture épistolaire ait été déplacée dans la sphère personnelle en raison de l'évolution de la technologie, c'est une forme de communication encore présente dans la sphère professionnelle ou académique. Dans ce cas, le ton du texte est formel. Il s'agit d'un aspect à prendre en compte, par exemple, lors de la rédaction d'un carte de présentation. Comment rédiger une lettre officielle ? En Formation et Études nous vous donnons les clés.
1. salutation formelle
Chaque lettre a une introduction. Lorsque le contenu du texte a un ton formel, il peut présenter la formule suivante : Cher… ». Avant l'accueil formel, vous pouvez également laisser un espace pour un petit en-tête contenant les principales données du destinataire du message. Cette rubrique doit indiquer votre nom et le poste que vous occupez dans l'établissement.
2. Premier paragraphe
Le premier paragraphe devrait contextualiser la raison du message. Finalement, Il est essentiel de synthétiser la question. Il est important de ne pas tourner autour du pot car la simplicité renforce la clarté. De cette façon, le destinataire comprend le sens et l'intention du message qu'il lit.
3. Structurez la lettre en paragraphes et phrases courtes
Une lettre formelle fait une première impression même lorsque le destinataire n'a pas encore lu l'en-tête. La présentation du texte et son organisation communiquent également une information. Comment accroître la clarté dans l'organisation des idées principales et secondaires ?
Il existe un schéma très simple que vous pouvez utiliser comme guide ou comme source d'inspiration : la combinaison de paragraphes courts composés de phrases pas trop longues. Chaque paragraphe doit présenter une idée principale parfaitement claire à la lecture du texte.
4. Élargir le vocabulaire
La rédaction d'une lettre solennelle nécessite plusieurs révisions pour peaufiner les détails et corriger certaines imperfections. Par exemple, il est conseillé de rechercher de nouveaux synonymes pour éviter la répétition des concepts dans un court extrait du texte. La lettre transmet des informations précieuses en raison de ce que l'auteur exprime, mais aussi en raison de la façon dont le message est écrit.
5. Développement du texte
Comme nous l'avons indiqué, le premier paragraphe est celui qui contextualise le sujet de la lettre. Eh bien, le deuxième paragraphe peut être la clé pour approfondir ce qui a été dit dans la section précédente, mais sans tomber dans l'effet de répétition. Par exemple, si vous souhaitez rédiger une lettre de motivation pour postuler à un emploi, énumérez les raisons les plus pertinentes pour lesquelles vous pensez que vous êtes un bon candidat pour postuler au poste.
6. Fermer le message
L'écriture d'une lettre formelle, comme tout autre type de communication, a une intention et poursuit un but. Autrement dit, vous pouvez utiliser une formule qui rappelle à l'interlocuteur que vous attendez une réponse. Par exemple, si vous avez rédigé une lettre de motivation professionnelle montrer votre disponibilité pour un éventuel entretien d'embauche ou pour mettre en place une collaboration.
Rédigez une lettre officielle de moins d'un paragraphe. Conservez le document quelques jours ou quelques heures avant de l'envoyer. De cette manière, vous pourrez le relire pour apporter les dernières modifications.
7. Adieu
Quelle est la formule la plus utilisée dans une lettre formelle ? Par exemple, vous pouvez rejeter le message de la manière suivante : sincèrement. Signez ensuite le contenu.
Il convient de noter qu'il n'y a pas une seule façon correcte d'écrire une lettre formelle. En fait, il est recommandé que l'écriture ait des détails originaux dans la façon dont elle est écrite ou dans la façon dont elle est présentée. De cette façon, vous pouvez susciter l'intérêt du destinataire (qui lit de nombreuses autres lettres officielles tout au long de la routine professionnelle).